Assistant Administratif

Description de poste :

1. Gestion de l'agenda – expérience Outlook essentielle
2. Réservation de réunions/rendez-vous
3. Voyages d'affaires – réservation de vols, d'hôtels, location de voitures, service de voiturier, etc.
4. Organisation des visas
5. Organiser les lettres d'invitation de visa pour les visiteurs étrangers
6. Tenir le carnet de voyage de MD
7. Maintenir le planificateur de MD
8. Rapprochement des dépenses mensuelles
9. Le rapport de vérification produit par le réceptionniste pour les maladies/congés du personnel est correct - mise à jour quotidienne de rapport d'absence pour maladie
10. Répondre aux appels pour MD et prendre des messages
11. Administration des ressources humaines – contrats/lettres d'offre, documents pertinents, maintien du personnel fichiers. Assurer la liaison avec le service RH externalisé. sur tout incident disciplinaire.
12. Administration des pensions et des décès en service – liaison avec les administrateurs des pensions
13. Organisation de nourriture/rafraîchissements pour les déjeuners d'affaires
14. Fournir une couverture si nécessaire pour les tâches de réception - principalement le rapport d'absence et messages entrants/sortants et réservations de salles de conférence
15. Saisie et mise à jour des coordonnées dans Outlook
16. Gestion des nettoyeurs de bureaux et de vitres et des contrats de nettoyage
17. Gestion du contrat paysagistes/jardiniers
18. Effectuer des recherches pour des projets particuliers à la demande de MD
19. Organisation d'événements d'entreprise et de personnel
20. Aider à l'organisation des expositions et éventuellement y assister si nécessaire
21. Gestion de la formation en secourisme et commissaire des incendies
22. Tenue des registres de stationnement du personnel
23. Prendre des procès-verbaux lors de diverses réunions de direction et rédiger des procès-verbaux
24. Organiser des entretiens/assurer la liaison avec les agences de recrutement
25. Organiser des matchs de squash box
26. Achat de divers articles pour MD selon les besoins
27. Payer les factures personnelles pour MD
28. Organisation de rendez-vous médicaux/dentaires
29. Organisation des voitures personnelles/familiales de MD – assurance, contrôle technique, entretien, réparations, etc.
30. Organiser le passe-temps personnel de MD, la course automobile – assurance, journées de piste/essais, vols et hôtels si nécessaire. Organisation des vols/hôtels pour l'équipe de course
31. Aider MD avec des vacances/événements personnels
32. Formalités administratives et tâches ponctuelles

Informations du poste :

• Date de début : à déterminer après la délivrance du visa de travail
• Temporaire ou Permanent : 12 mois
• Horaire de travail : 8h à 17h, du dimanche au jeudi
• Salaire : 700 $ - 1 200 $

Avantages :

(Frais de déplacement, Hébergement et transport, Assurance maladie, Social sécurité, Commissions). Hébergement, transport, assurance maladie, frais de voyage

Profil recherché :

• Licence en management / administration des affaires / assistant de direction
• Bonne maitrise de la langue anglaise
• Bonne maitrise de l'outil informatique