Xtensus recrute Assistante de Direction

Xtensus recrute Assistante de Direction

Vos principales responsabilités incluront

• Gérer l’agenda, le courrier et les appels téléphoniques du dirigeant ;
• Organiser les déplacements professionnels ;
• Contrôler et fournir les documents nécessaires aux missions du dirigeant ainsi que certains cadres;
• Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ;
• Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails ;
• Archiver des documents de référence ;
• Assurer le classement et l’organisation des documents et dossiers ;
• Préparer et organiser des réunions en veillant à ce que tout soit prêt et à ce que les participants soient informés ;
• Saisir des documents numériques pour maintenir un suivi précis des informations ;
• Réaliser un suivi administratif du personnel ;
• Gérer la gestion administrative des contrats ;
• Collecter, classer et mettre à jour les informations pertinentes ;
• Assurer la transmission des informations à la fois en interne et en externe, notamment les décisions et les notes
• Rédiger divers supports de communication interne tels que des rapports, des comptes rendus et des notes.

Exigences de l’emploi

Formation & expérience requises

• Issu(e) d’une formation professionnelle (BTP/BTS) ou supérieure, spécialisée en administration, gestion ou toute autre formation équivalente ;
• Expérience professionnelle absolument nécessaire dans un poste similaire.

Connaissances techniques requises

• Connaître et maîtriser les outils bureautiques Internet ;
• Savoir prendre des notes ;
• Etre capable de rédiger (en français et en arabe) ;
• Savoir hiérarchiser et classer des documents ;
• Savoir communiquer rapidement et efficacement ;
• Savoir gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs ;
• Etre organisée et méthodique.

Compétences / soft skills requises

• Dynamique ;
• Bonne présentation ;
• Souriante, respectueuse et ponctuelle ;
• Totale discrétion sur l’ensemble de l’information ;
• Ouverture d’esprit ;
• Sens de communication et bonnes qualités relationnelles ;
• Fiable, rigoureuse et précise dans le travail ;
• Bonne maîtrise du Français (tant parlé qu’écrit).